Pravila privatnosti za Medius
Medius je radni prostor za komunikaciju kojim tvrtke, ponajprije hoteli i drugi ugostiteljski subjekti, odgovaraju osobama koje im se obraćaju e-poštom, chatom na web stranici, putem WhatsAppa, Facebook Messengera, Instagrama i telefonom. Ova pravila objašnjavaju koje osobne podatke Medius obrađuje, za koga i na koji način. Pružatelj usluge Medius je DALMOS SYSTEMS, obrt za informatičke usluge, vl. Noa Matas, Šibenik, Ulica Sedmog kontinenta 1 (MBO 99393786).
Tko je odgovoran za vaše podatke
Tvrtka kojoj se obraćate putem usluge Medius (naš korisnik, na primjer hotel) voditelj je obrade vaših osobnih podataka: ona odlučuje zašto se i kako obrađuju vaše poruke i pozivi. Dalmos Systems te podatke obrađuje isključivo u ime korisnika i prema njegovim dokumentiranim uputama, kao izvršitelj obrade na temelju ugovora o obradi podataka (članak 28. Opće uredbe o zaštiti podataka, GDPR).
Dalmos Systems voditelj je obrade samo za podatke potrebne za vlastito poslovanje: kontaktne podatke i podatke za naplatu svojih korisnika, dopisivanje s njima i sigurnost usluge. Upite poslane putem stranice dalmossystems.com uređuju pravila privatnosti ove web stranice.
Koje podatke Medius obrađuje
O osobama koje se obraćaju našim korisnicima: poruke e-pošte sa zaglavljima, pošiljateljima, primateljima i privicima; poruke i datoteke iz chata na web stranici te ime i adresu e-pošte ako su upisani u obrazac chata; poruke i medijske datoteke iz WhatsAppa, Facebook Messengera i Instagrama zajedno s imenom i identifikatorom koje daje platforma (za WhatsApp broj telefona), samo ako je korisnik povezao te kanale; za telefon, samo ako ga korisnik koristi: brojeve telefona, vrijeme, trajanje i ishod poziva, glasovne poruke, odgovore na ankete pozivatelja (pritisnute tipke) i snimke poziva, koje nastaju samo ako je korisnik uključio snimanje prema vlastitim pravilima snimanja; te popise kontakata koje korisnik uveze za telefonske kampanje.
O zaposlenicima korisnika koji rade u usluzi Medius: ime, poslovnu adresu e-pošte i identifikator njihova Microsoft Entra ID računa (prijavljuju se Microsoftovim računom svoje organizacije), ulogu, dostupnost, postavke i aktivnosti u usluzi Medius, kao što su dodjele, odgovori, bilješke i pozivi.
Bilješke, kategorije i poveznice na zapise u korisnikovu vlastitom CRM-u koje zaposlenici korisnika dodaju razgovorima.
Tehničke podatke potrebne za pružanje i zaštitu usluge, kao što su IP adrese i podaci o zahtjevima. Chat na web stranici ne postavlja kolačiće, ne koristi trajni identifikator posjetitelja i ne pohranjuje IP adrese posjetitelja. Naši zapisi rada aplikacije (logovi) sadrže tehničke identifikatore i brojeve, a ne sadržaj poruka.
Za što se podaci koriste
Medius te podatke koristi samo za pružanje usluge korisniku: za primanje, usmjeravanje i isporuku poruka i poziva, za prikaz razgovora zaposlenicima korisnika i pretraživanje, za usklađivanje s korisnikovim CRM-om, za izvještaje i statistike za korisnika, za zaštitu usluge od neželjenih poruka i zlouporabe, za sigurnost i za pomoć korisniku kada zatraži podršku.
Osobne podatke ne prodajemo, ne koristimo ih za oglašavanje ni za marketinške profile i ne koristimo sadržaj razgovora za treniranje modela umjetne inteligencije.
Chat asistent
Korisnik može u chatu na svojoj web stranici uključiti chat asistenta s umjetnom inteligencijom. Asistent odgovara posjetiteljima na temelju informacija koje je dao korisnik, na primjer tekstova s njegove web stranice, i predaje razgovor osobi kada posjetitelj to zatraži ili kada ne može pomoći.
Poruke posjetitelja asistentu obrađuje usluga Azure OpenAI u Microsoft Azureu unutar Europske unije. Microsoft ne koristi te upite i odgovore za treniranje ili poboljšanje svojih modela; radi sprječavanja zlouporabe Microsoft može označeni sadržaj zadržati radi provjere unutar istog geografskog područja. Sadržaj tih razgovora ne upisujemo u svoje zapise rada.
Pravna osnova
Pravnu osnovu svoje obrade određuje korisnik; obično je to izvršenje ugovora ili radnje prije sklapanja ugovora (članak 6. stavak 1. točka (b) GDPR-a), njegov legitimni interes da odgovara na upite i vodi poslovanje (točka (f)), njegove zakonske obveze (točka (c)) ili privola kada je zakon traži, na primjer za određene snimke poziva. Dalmos Systems te podatke obrađuje na temelju ugovora o obradi podataka s korisnikom (članak 28. GDPR-a).
Za podatke kontaktnih osoba naših korisnika osnova je ugovor s korisnikom i naš legitimni interes za njegovo vođenje (članak 6. stavak 1. točke (b) i (f) GDPR-a) te naše obveze prema propisima o računovodstvu i porezima (točka (c)).
Gdje se podaci pohranjuju
Medius radi u Microsoft Azureu. Podaci naših korisnika pohranjuju se i obrađuju u Azureovim podatkovnim centrima u Europskoj uniji; chat asistent i usluga pretvorbe teksta u govor koja čita najave telefonskog izbornika također rade u Azureu u Europskoj uniji. Naši testni sustavi, u kojima su testni podaci i nema podataka korisnika, rade u Azureu u Švicarskoj i Italiji.
Neki od dolje navedenih pružatelja mogu obrađivati podatke izvan EU-a i EGP-a, na primjer globalna mreža Cloudflarea ili Metine platforme za poruke kada ih korisnik koristi. Takvi se prijenosi temelje na zaštitnim mjerama iz GDPR-a, kao što su odluka Europske komisije o primjerenosti ili standardne ugovorne klauzule.
Pružatelji usluga
Microsoft (Microsoft Azure), naš podizvršitelj obrade: smještaj, baze podataka, pohrana datoteka, privremena memorija, razmjena poruka, upravljanje ključevima i nadzor usluge Medius; Azure OpenAI i Azure AI Search za chat asistenta; Azure AI Speech za najave telefonskog izbornika; sve u Europskoj uniji.
Cloudflare, naš podizvršitelj obrade: sigurna isporuka i zaštita web adrese usluge Medius (enkripcija u prijenosu, vatrozid), zaštita chata od botova kada je uključena (Cloudflare Turnstile) i prijenos šifriranog zvuka poziva iz telefona u pregledniku (Cloudflare Realtime TURN). Cloudflare ne pohranjuje sadržaj poruka.
Usluge koje korisnik sam odabire i povezuje, na temelju vlastitih ugovora s njima (nisu naši podizvršitelji): korisnikov pružatelj e-pošte (na primjer Microsoft 365, Google Gmail ili drugi IMAP i SMTP pružatelj); Meta Platforms za WhatsApp, Facebook Messenger i Instagram; drugi pružatelji usluga poruka, kao što je Vonage; korisnikov telefonski sustav i operater; te korisnikovo vlastito okruženje Microsoft Dataverse ili Dynamics 365, u koje Medius po korisnikovim uputama upisuje poruke e-pošte, razgovore i pozive.
Zaposlenici Dalmos Systemsa pristupaju podacima korisnika samo kada je to nužno za rad usluge ili kada korisnik zatraži podršku.
Koliko se dugo podaci čuvaju
Poruke (e-pošta, chat te poruke iz WhatsAppa, Messengera i Instagrama) čuvaju se onoliko koliko odluči korisnik: korisnik može odrediti razdoblje od 30 dana do 100 godina, nakon kojeg ih Medius automatski briše, ili ih čuvati dok ih sam ne izbriše.
Zapisi o pozivima, uključujući glasovne poruke i odgovore na ankete, čuvaju se 13 mjeseci, osim ako korisnik odredi razdoblje od 1 do 120 mjeseci. Snimke poziva automatski se brišu na kraju razdoblja određenog u korisnikovim pravilima snimanja. Povijest dodjele razgovora čuva se zadano 13 mjeseci (korisnik može odrediti od 30 dana do 100 godina), statistike za izvještaje zadano 36 mjeseci (od 1 do 120 mjeseci), a obavijesti najviše 30 dana. Korisnik može obustaviti brisanje (zakonsko zadržavanje) kada to zakon zahtijeva.
Datoteke na koje se više ne poziva nijedan razgovor brišu se nakon 7 dana. Izbrisani podaci ostaju u sigurnosnim kopijama ograničeno vrijeme i zatim automatski istječu: trenutačno 7 dana za sigurnosne kopije baze podataka, 30 dana za izbrisane datoteke i 90 dana za ranije inačice datoteka. Tehnički zapisi rada, koji sadrže identifikatore i brojeve, ali ne i sadržaj poruka, čuvaju se 90 dana.
Kada korisnik prestane koristiti Medius, njegov pristup prestaje, a nakon otkaznog roka od 30 dana, ako nije drukčije ugovoreno, svi se njegovi podaci brišu iz usluge Medius; nakon toga vrijede gore navedena razdoblja za sigurnosne kopije. Podaci koje je Medius upisao u korisnikov vlastiti CRM ostaju pod nadzorom korisnika.
Podatke za koje je Dalmos Systems voditelj obrade, kao što su ugovori, računi i dopisivanje s korisnicima, čuvamo za trajanja ugovora, a nakon toga onoliko koliko propisuju hrvatski propisi o računovodstvu i porezima.
Sigurnost
Podaci su šifrirani u prijenosu i u pohrani. Podaci svakog korisnika u bazi podataka odvojeni su od podataka svih drugih korisnika (sigurnost na razini redaka). Zaposlenici se prijavljuju putem Microsoft Entra ID računa svoje organizacije; servisi usluge Medius koriste upravljane identitete bez pohranjenih lozinki, a lozinke i ključevi poštanskih sandučića čuvaju se u usluzi Azure Key Vault. Pristup je ograničen na ono što je potrebno pojedinoj ulozi.
Vaša prava
Prema GDPR-u imate pravo na pristup svojim podacima, na ispravak i brisanje, na ograničenje obrade, na prigovor i na prenosivost podataka te pravo u svakom trenutku povući privolu ako se obrada temelji na privoli.
Ako ste se obratili tvrtki koja koristi Medius, zahtjev pošaljite toj tvrtki jer ona odlučuje o vašim podacima. Medius tvrtki daje alat koji pronalazi i briše podatke jedne osobe u svim porukama e-pošte, chatovima, porukama, pozivima, snimkama i privicima. Ako se umjesto toga obratite nama, vaš ćemo zahtjev bez odgode proslijediti tvrtki i pomoći joj da odgovori.
Za podatke za koje je Dalmos Systems voditelj obrade pišite na hello@dalmossystems.com. Odgovaramo u roku od mjesec dana.
Pritužbu možete podnijeti Agenciji za zaštitu osobnih podataka (AZOP), Ulica Metela Ožegovića 16, 10000 Zagreb, azop@azop.hr, www.azop.hr, ili nadzornom tijelu države članice EU-a u kojoj živite ili radite.
Brisanje podataka primljenih putem Facebooka, Instagrama ili WhatsAppa
Kako zatražiti brisanje poruka i identifikatora koje je Medius primio putem Facebook Messengera, Instagrama ili WhatsAppa korak po korak objašnjava stranica o brisanju podataka za Medius (poveznica u nastavku).
Izmjene i kontakt
Ova pravila mijenjamo kada se promijeni Medius ili propisi, a datum važeće verzije navodimo na vrhu. Pitanja: hello@dalmossystems.com ili poštom na adresu Ulica Sedmog kontinenta 1, 22000 Šibenik, Hrvatska.