Pravila privatnosti za Sparsa by Dalmos

Sparsa je usluga za slanje newslettera. Organizacije (naši korisnici) njome šalju newslettere osobama koje su se prijavile ili koje ih inače smiju primati, vode obrasce za prijavu, obrađuju odjave te, samo ako je osoba na to pristala, mjere otvaraju li se njihovi newsletteri i koje se poveznice klikću. Ova pravila objašnjavaju koje osobne podatke Sparsa obrađuje, za koga i na koji način. Odnose se na stranice koje Sparsa prikazuje primateljima (odjava, postavke, obrasci za prijavu i potvrde) i na aplikaciju Sparsa. Pružatelj usluge Sparsa je DALMOS SYSTEMS, obrt za informatičke usluge, vl. Noa Matas, Šibenik, Ulica Sedmog kontinenta 1 (MBO 99393786).

Tko je odgovoran za vaše podatke

Organizacija čiji newsletter primate ili čiji obrazac ispunjavate (naš korisnik) voditelj je obrade vaših osobnih podataka: ona odlučuje kome piše, o čemu i na kojoj pravnoj osnovi. Dalmos Systems te podatke obrađuje isključivo u ime te organizacije i prema njezinim dokumentiranim uputama, kao izvršitelj obrade na temelju ugovora o obradi podataka (članak 28. Opće uredbe o zaštiti podataka, GDPR).

Dalmos Systems voditelj je obrade samo za podatke potrebne za vlastito poslovanje: kontaktne podatke i podatke za naplatu svojih korisnika, dopisivanje s njima i sigurnost usluge. Upite poslane putem stranice dalmossystems.com uređuju pravila privatnosti ove web stranice.

Koje podatke Sparsa obrađuje o primateljima

Vašu adresu e-pošte, ime, jezik i vremensku zonu, organizaciju kojoj pripadate i druge podatke kojima organizacija pošiljatelj personalizira svoje newslettere; popise i teme na kojima ste; te vašu privolu za svaku temu: kada ste je i kako dali ili povukli i koju ste verziju obrasca ili stranice vidjeli.

Newslettere koji su vam poslani i što se s njima dogodilo: isporučeno, odbijeno, odbačeno, prijavljeno kao neželjena pošta ili odjavljeno.

Te podatke daje organizacija iz vlastitih kontakata ili uvoza ili ih sami unesete putem obrasca za prijavu.

Obrasci za prijavu i potvrda

Kada ispunite Sparsin obrazac za prijavu, Sparsa pohranjuje vašu prijavu zajedno s verzijom obrasca koju ste vidjeli i vremenom te vam šalje poruku za potvrdu bez ikakvog oglašavanja. Prijavljeni ste tek kada potvrdite. Ako ne potvrdite u roku od 7 dana, vaša se prijava briše. Sparsa ne pohranjuje vašu IP adresu kao dokaz privole.

Mjerenje otvaranja i klikova: samo uz vašu privolu

Obrasci za prijavu i stranica s postavkama mogu ponuditi zasebnu, neobveznu kućicu, koja nikada nije unaprijed označena, kojom organizaciji dopuštate da mjeri otvarate li njezine newslettere i koje poveznice kliknete, s koje vrste uređaja i programa za e-poštu. Vaša prijava nikada ne ovisi o njoj.

Ako je označite, newsletteri koje primate sadrže malu nevidljivu sliku i poveznice koje prolaze kroz t.go.sparsabydalmos.com, adresu koju za Sparsu vodi Amazon Web Services. Kada otvorite newsletter ili kliknete poveznicu, Sparsa bilježi vrijeme, poveznicu, vrstu uređaja (na primjer mobitel ili računalo) i vrstu programa za e-poštu. Vaša IP adresa i tehnički opis vašeg uređaja i preglednika stižu do usluge Amazon SES kao dio zahtjeva; Sparsa ih svodi na vrstu uređaja i vrstu programa, odmah ih odbacuje i nikada ih ne pohranjuje. Otvaranja se mogu samo procijeniti jer neki programi za e-poštu slike učitavaju automatski, a drugi ih blokiraju.

Ako je ne označite ili ako je organizacija isključila mjerenje, newsletteri ne sadrže takvu sliku, a poveznice vode izravno na odredište.

Privolu možete povući u bilo kojem trenutku na stranici s postavkama ("Prestani mjeriti moja otvaranja i klikove"); odjava sa svih newslettera organizacije također je povlači. Vaša se izmjerena otvaranja i klikovi tada odmah brišu. Zaposlenici organizacije mogu vidjeti vaša pojedinačna otvaranja i klikove samo ako ste pristali na mjerenje.

Koje podatke Sparsa obrađuje o zaposlenicima organizacije

O osobama koje za organizaciju rade u aplikaciji Sparsa: ime, poslovnu adresu e-pošte i identifikatore njihova Microsoft Entra ID računa (prijavljuju se Microsoftovim računom svoje organizacije), ulogu, pozivnice i radnje koje poduzimaju, a koje Sparsa bilježi u zapisniku revizije putem identifikatora.

Tehnički podaci i kolačići

Radi isporuke i zaštite svojih stranica Sparsa na rubu mreže obrađuje IP adrese i podatke o zahtjevima, na primjer kako bi ograničila broj zahtjeva. Oni se ne pohranjuju u bazi podataka Sparse. Naši zapisi rada aplikacije sadrže tehničke identifikatore, jednosmjerne kodove i brojeve, a nikada adrese e-pošte, imena ni sadržaj newslettera.

Sparsine stranice za odjavu, postavke, potvrdu i obrasci ne postavljaju kolačiće. Aplikacija Sparsa koristi samo kolačiće potrebne da zaposlenici ostanu prijavljeni.

Posjete web stranici Sparse, sparsa.dalmossystems.com, brojimo alatom Cloudflare Web Analytics. On ne postavlja kolačiće, ništa ne sprema na vaš uređaj i ne identificira vas; vidimo samo ukupne brojke, poput pregleda stranica, web-mjesta s kojih posjetitelji dolaze, država i vrsta uređaja.

Za što se podaci koriste

Sparsa te podatke koristi samo za pružanje usluge organizaciji: za slanje njezinih newslettera, za poštovanje odjava i prigovora, za čuvanje dokaza o privoli, za izvještaje, za zaštitu primatelja, organizacije i usluge od neželjene pošte i zlouporabe, za sigurnost usluge i za pomoć organizaciji kada zatraži podršku.

Osobne podatke ne prodajemo, ne koristimo ih za oglašavanje ni za vlastite profile i nikada ne dijelimo popise ni odjave jedne organizacije s drugom organizacijom.

Pravna osnova

Pravnu osnovu određuje organizacija. Za newslettere to je vaša privola (članak 6. stavak 1. točka (a) GDPR-a i članak 50. stavak 1. Zakona o elektroničkim komunikacijama) ili, samo za vlastite postojeće kupce organizacije i njezine vlastite slične proizvode, iznimka za postojeće kupce (članak 50. stavak 2. istog Zakona), uz koju uvijek možete besplatno uložiti prigovor. Mjerenje otvaranja i klikova temelji se na vašoj zasebnoj privoli (članak 43. stavak 4. istog Zakona i članak 6. stavak 1. točka (a) GDPR-a).

Nakon što se odjavite, prijavite neželjenu poštu ili se vaši podaci izbrišu, organizacija čuva jednosmjerni kod vaše adrese kako vam više nikada ne bi pisala (vidi "Koliko se dugo podaci čuvaju"). Osnova je legitimni interes organizacije da poštuje vaš prigovor (članak 6. stavak 1. točka (f) GDPR-a u vezi s člankom 21. stavkom 3.).

Dalmos Systems sve te podatke obrađuje na temelju ugovora o obradi podataka s organizacijom (članak 28. GDPR-a). Za podatke kontaktnih osoba naših korisnika osnova je ugovor s korisnikom i naš legitimni interes za njegovo vođenje (članak 6. stavak 1. točke (b) i (f) GDPR-a) te naše obveze prema propisima o računovodstvu i porezima (točka (c)).

Odjava i prigovor

Svaki newsletter poslan putem Sparse sadrži poveznicu za odjavu, a programi za e-poštu koji to podržavaju prikazuju gumb za odjavu jednim klikom. Oboje djeluje odmah i bez prijave. Na stranici s postavkama možete odabrati teme koje želite ili se odjaviti sa svih. Ako newsletter označite kao neželjenu poštu, Sparsa to smatra prigovorom na sve newslettere te organizacije. Budući da se zapisi o tome tko je primio newsletter čuvaju samo 13 mjeseci, poveznice u newsletteru starijem od toga više ne djeluju: upotrijebite poveznicu iz novijeg newslettera ili se obratite organizaciji.

Gdje se podaci pohranjuju

Sparsa radi u Microsoft Azureu u Europskoj uniji i e-poštu šalje putem Amazon Web Servicesa u regiji Europe (Frankfurt). Naši testni sustavi sadrže izmišljene testne podatke i nema u njima podataka korisnika.

Mreže nekih pružatelja sežu izvan EU-a i EGP-a: globalna mreža Cloudflarea i mreža Amazon CloudFront, kroz koju izmjerena otvaranja i klikovi prolaze na putu do Frankfurta. Takvi se prijenosi temelje na zaštitnim mjerama iz GDPR-a, kao što su odluka Europske komisije o primjerenosti ili standardne ugovorne klauzule.

Pružatelji usluga

Amazon Web Services, naš podizvršitelj obrade: Amazon SES šalje newslettere s vlastite domene organizacije, javlja isporuke, odbijene poruke i prijave neželjene pošte te, samo za osobe koje su na to pristale, broji otvaranja i klikove; Amazon EventBridge i Amazon SQS prosljeđuju te obavijesti Sparsi; Amazon CloudFront osigurava sigurnu adresu za mjerenje; sve u regiji Europe (Frankfurt), uz globalnu mrežu CloudFronta kako je gore opisano.

Microsoft (Microsoft Azure), naš podizvršitelj obrade: smještaj, baza podataka, pohrana datoteka, redovi poruka, upravljanje ključevima i nadzor Sparse te prijava zaposlenika organizacije putem Microsoft Entra ID-a; u Europskoj uniji.

Cloudflare, naš podizvršitelj obrade: DNS te sigurna isporuka i zaštita web adresa Sparse (šifriranje u prijenosu, vatrozid). Cloudflare ne pohranjuje sadržaj newslettera.

Medius, vlastita platforma Dalmos Systemsa, čuva kontakte organizacije i zapise o privolama; on nije zaseban pružatelj. Usluge koje organizacija sama odabire i povezuje na temelju vlastitih ugovora, kao što su njezin CRM (na primjer Microsoft Dynamics 365) i poštanski sandučić za odgovore, nisu naši podizvršitelji obrade.

Zaposlenici Dalmos Systemsa tim podacima pristupaju samo kada je to nužno za rad usluge, na primjer za odobrenje prve kampanje organizacije ili za postupanje po prijavi zlouporabe, ili kada organizacija zatraži podršku.

Koliko se dugo podaci čuvaju

Vaši kontaktni podaci ostaju u Sparsi dok vas organizacija drži među svojim kontaktima. Nepotvrđene prijave brišu se nakon 7 dana.

Zapisi o newsletterima koji su vam poslani čuvaju se 13 mjeseci; nakon toga ostaju samo brojevi po newsletteru, bez vas. Izmjerena otvaranja i klikovi čuvaju se 13 mjeseci, nakon toga samo kao brojevi bez vas, a odmah se brišu ako povučete privolu za mjerenje ili se vaši podaci izbrišu. Newsletteri i njihove statistike, koje sadrže brojeve, a ne primatelje, čuvaju se 3 godine. Tehnički zapisi o događajima isporuke čuvaju se 30 dana bez vaše adrese. Organizacija ne može produljiti te rokove.

Ako se odjavite, prijavite neželjenu poštu, ako se poruka na vašu adresu trajno odbije ili ako se vaši podaci izbrišu, Sparsa čuva jednosmjerni kod izračunan iz vaše adrese ključem koji pripada samo toj organizaciji. Kod se ne može pretvoriti natrag u vašu adresu, koristi se samo kako vam organizacija ne bi ponovno pisala ili vas ponovno uvezla i čuva se bez roka dok organizacija koristi Sparsu.

Izbrisani podaci ostaju u sigurnosnim kopijama ograničeno vrijeme i zatim automatski istječu. Kada organizacija prestane koristiti Sparsu, svi se njezini podaci brišu 30 dana nakon završetka usluge.

Podatke za koje je Dalmos Systems voditelj obrade, kao što su ugovori, računi i dopisivanje s korisnicima, čuvamo za trajanja ugovora, a nakon toga onoliko koliko propisuju hrvatski propisi o računovodstvu i porezima.

Sigurnost

Podaci su šifrirani u prijenosu i u pohrani; adrese e-pošte dodatno su šifrirane ključem koji pripada svakoj organizaciji. Podaci svake organizacije odvojeni su od podataka svih drugih organizacija u bazi podataka (sigurnost na razini redaka) i u usluzi Amazon SES. Poveznice u newsletterima umjesto vaše adrese sadrže potpisane kodove. Zaposlenici se prijavljuju Microsoftovim računom svoje organizacije, a Sparsini servisi koriste upravljane identitete bez pohranjenih lozinki.

Vaša prava

Prema GDPR-u imate pravo na pristup svojim podacima, na ispravak i brisanje, na ograničenje obrade, na prigovor i na prenosivost podataka te pravo u svakom trenutku povući privolu ako se obrada temelji na privoli.

Zahtjev pošaljite organizaciji čiji newsletter primate jer ona odlučuje o vašim podacima. Sparsa organizaciji daje alate za izvoz i brisanje podataka jedne osobe. Ako se umjesto toga obratite nama, vaš ćemo zahtjev bez odgode proslijediti organizaciji i pomoći joj da odgovori. Kako zatražiti brisanje korak po korak objašnjava stranica o brisanju podataka za Sparsu.

Za podatke za koje je Dalmos Systems voditelj obrade pišite na service@dalmossystems.com. Odgovaramo u roku od mjesec dana.

Pritužbu možete podnijeti Agenciji za zaštitu osobnih podataka (AZOP), Ulica Metela Ožegovića 16, 10000 Zagreb, azop@azop.hr, www.azop.hr, ili nadzornom tijelu države članice EU-a u kojoj živite ili radite.

Izmjene i kontakt

Ova pravila mijenjamo kada se promijeni Sparsa ili propisi, a datum važeće verzije navodimo na vrhu. Pitanja: service@dalmossystems.com ili poštom na adresu Ulica Sedmog kontinenta 1, 22000 Šibenik, Hrvatska.